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一、前言

 1.1 關于檔案

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的曆史記錄。 
     第一,档案的形成者范围非常之广。党政机关、社会团体、企事业单位以及我们每一个人都能成为档案的形成者; 
     第二,档案反映的内容涉及的领域非常之宽,社会生活的方方面面都能在档案中得到记录; 
     第三,档案种类和形式多样。我们经常看到的政府文件、工程图纸、印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等,都是档案的载体; 
     第四,档案是我们从事每一项活动直接形成的原始记录。我们并不是为了管理档案而创造档案,它来源于我们实际生活、工作中开展活动产生的原始记录,是伴随人类社会活动形成的客观真实的材料。
     第五,档案是具有保存价值的原始材料。
1.1.1檔案的屬性
     原始性是档案的本质属性。档案是形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物,就是说档案是历史的原始记录,这决定了档案和普通图书、資料的本质区别,判断一份材料是不是档案关键要看它是不是具有原始性。 
     另外档案还具有客观真实性、信息性和知识存储性。 
1.1.2 檔案的作用
     概括地讲,檔案的作用有两个方面,一是凭证作用;二是参考作用。 
     对于一个具体单位或个人,檔案的作用体现在以下方面: 
    1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。 
    2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。 
    3、档案是一个单位规范管理的基础。 
    4、档案我们积累和传播知识重要载体。 
    5、档案是开展单位文化建设的重要素材,特别是对于企业建立企業文化有不可替代的作用。    
    6、档案是一个单位或个人建立信用,在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系,获得发展最有力的工具。

1.2 檔案館

     檔案館是收集、保管档案的机构,是集中保管党和国家重要档案的基地,是社会各方面利用档案信息资源的中心,负责接收、征集、管理檔案和開展檔案利用等。

檔案館的具体任务,主要有三个方面:

1、 接收和征集本級各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料,科學地管理;

2、 通过多种方式,积极开展档案資料的利用工作;

3、 参与編修史志工作。

 

 1.2 关于数字檔案館

数字檔案館是信息化时代背景下,达到一定信息化应用水平的檔案館。

在我国,通过《国家数字檔案館测评标准》对檔案館的数字化水平进行认定,只有达到此标准要求的檔案館,才能称为“数字檔案館”。

从信息系统的角度,数字檔案館是建立在现代信息技术应用基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行管理,通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用,实现资源共享的超大规模、分布式的数字信息系统。   
     狭义的数字檔案館指其中的个体檔案館,其含义除了馆藏档案数字化的工作外,还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程,代表的是一种信息环境和基础设施的构建(包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立)。

而广义的数字檔案館是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字檔案館群体。


 

寶葫蘆視野下的檔案管理

    寶葫蘆人认为,智慧/数字檔案館建设的本质,是档案管理活动的信息化、数字化和智慧化。因此,必须深刻把握档案管理活动的业务模型。

2.1 傳統的面向區域/行業的檔案管理模型



圖1 面向區域/行業檔案管理架構

    如图1所示,传统的档案管理有两个维度:

    ⑴ 区域维度,即面向区域(省、市、县等行政区域)内的机关、企事业等机构和个人进行档案的收/征集、保存、管理以及提供利用服务。

    ⑵ 行业维度,即面向行业(如公安、地址、测绘、气象和城建等)的档案管理活动。

 

2.2 智慧城市背景下的城市檔案管理模型

    隨著信息技術的不斷發展,尤其是智慧城市概念的提出和實踐,城市檔案管理的形態和手段將發生深刻的變化。

圖2 智慧城市公共檔案管理模型

    如图2所示,各“城市频道”的具有長期和永久保存價值的檔案,如何稳定、高效、及时地以数字形态长期保存、再现和服务?

 

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3.1 基于集團架構的館-室業務一體化

     “宝葫芦”面向区域组织(檔案館+档案室)的档案信息化,提供统一平台的、无缝对接的综合档案管理系统。可以通过参数配置方式,同时满足檔案館、档案室、“檔案館+档案室”的档案管理需求。


图3 基于集團架構的館-室業務一體化模型

3.2 區域檔案數字化

     檔案的數字化加工在未來相當長時間內扔將是檔案信息化的重要組成部分。

     基于“区域数字化加工中心”的模式,实现档案的数字化加工过程和档案信息化管理过程的一体化,对提升区域的档案管理数字化水平具有重要意义。


图4 區域檔案數字化业务模型

 

3.3 系統架構

   ⑴ 支持浏览器、移动、触摸屏等多种应用模式;

   ⑵ 支持集群架构和动态扩展;

   ⑶ 灵活方便的系统集成能力:

      ① 配置式的系统集成;

      ② 参数化的硬件集成;


图5  先进的多层系統架構

   ⑷ 支持双存储机制


圖6支持多種文件存儲方案

    如图6所示,对于大数据存储场景(如档案中心),系统可以通过分布式文件存储系统满足快速增加的文件存储需求;而对于小数据量的应用场景(如档案室),则采用数据库内存储的方案。